Die elektronische Rechnung wird schrittweise zur Pflicht. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – die Pflicht, sie selbst auszustellen, kommt gestaffelt bis 2028. Hier finden Sie die wichtigsten Termine und was konkret für Sie gilt.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – etwa XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931. Ein klassisches PDF zählt rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Betroffen sind ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) im Inland – Rechnungen an private Endkunden bleiben außen vor.
Wann welche Pflicht greift, hängt vor allem von Ihrem Vorjahresumsatz ab.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können – unabhängig vom Umsatz.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen im B2B weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere Formate (z. B. PDF) sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 € ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsfrist: Dann müssen alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen ausstellen – auch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €.
Im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist ab dem 1. Juli 2030 ein transaktionsbezogenes Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Umsätze geplant: Rechnungsdaten werden dann nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung gemeldet. Ein nationales deutsches Meldesystem ist vorgesehen, ein fester Termin steht aber noch nicht fest.
E-Rechnungspflicht im B2B bereits ab dem 1. Januar 2027. Ihre Prozesse und Ihre Rechnungssoftware sollten bis dahin umgestellt sein.
Sie dürfen noch bis Ende 2027 Papier- oder sonstige Rechnungen ausstellen – ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann auch für Sie.
Unabhängig davon: E-Rechnungen empfangen und archivieren können müssen Sie bereits seit 2025 – ganz gleich, wie hoch Ihr Umsatz ist.
Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto (§ 33 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden – hier bleibt eine sonstige Rechnung (z. B. Papier oder PDF) zulässig. Die E-Rechnungspflicht greift im B2B also erst oberhalb von 250 €.
Auch Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind generell nicht betroffen. Die Pflicht zur Ausgabe eines Kassenbelegs (Belegausgabepflicht, z. B. in der Gastronomie) ist davon unabhängig und folgt eigenen Regeln.
Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können, klären Sie Ihren Stichtag über die Umsatzgrenze und richten Sie Ihre Rechnungs- bzw. DATEV-Prozesse rechtzeitig ein. Gerne begleiten wir Sie dabei.
Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick auf Basis der derzeit bekannten gesetzlichen Regelungen und ersetzt keine individuelle Beratung. Ihre konkrete Situation prüfen wir gerne im persönlichen Gespräch.